写作《单证备案工作总结》小技巧请记住这五点。（精选5篇）

更新日期:2025-08-15 17:27

写作核心提示：

撰写一篇关于单证备案工作总结的作文时，需要注意以下几个关键事项，以确保总结内容清晰、全面、专业且有价值：
1. "明确总结目的和范围 (Clear Purpose and Scope):" "目的:" 首先要清楚这次总结是为了什么？是为了向上级汇报工作进展、分析问题、分享经验、还是为了内部改进流程？明确目的有助于确定总结的侧重点和语气。 "范围:" 确定总结的时间范围（例如，某个季度、半年、一年）和具体的工作范围（是针对某类单证的备案，还是所有类型的单证备案工作）。
2. "结构清晰，逻辑严谨 (Clear Structure and Logical Flow):" "标准结构:" "引言 (Introduction):" 简要介绍总结的时间范围、工作背景、核心目标以及总结的主要内容。 "主要工作内容与完成情况 (Key Activities and Accomplishments):" 这是总结的核心部分。详细列出在报告期内所做的主要单证备案工作，包括： 备案的种类和数量。 完成的备案项数、按时完成率。 处理的紧急或复杂单证情况。 采用的新方法、新工具或流程优化。 "数据分析与量化成果 (Data Analysis and Quantifiable Results):"

出口退税单证备案面临的问题及解决方案

2022年似乎税务局对出口退税进行了大检查，公司多次收到出口退税各种检查，目前在出口退税检查中有关单证备案遇到很多问题。

先看下最近的出口退税备案规定：国家税务总局公告2022难9号文件：

纳税人应在申报出口退(免)税后15日内，将下列备案单证妥善留存，并按照申报退(免)税的时间顺序，制作出口退(免)税备案单证目录，注明单证存放方式，以备税务机关核查。

1.出口企业的购销合同(包括：出口合同、外贸综合服务合同、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同等);

2.出口货物的运输单据(包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，出口企业承付运费的国内运输发票，出口企业承付费用的国际货物运输代理服务费发票等);

3.出口企业委托其他单位报关的单据(包括：委托报关协议、受托报关单位为其开具的代理报关服务费发票等)。

纳税人无法取得上述单证的，可用具有相似内容或作用的其他资料进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。

今日，广东税务部门到我司广东的外贸公司检查出口退税，对单证备案提出了如下问题：

1、 出口企业购销合同未有国外客户签字或者盖章。由于我司客户基本上都是邮件确认，而且大多数情况下是客户下订单给司，也是通过邮件发送，很少有客户在订单中签字或者盖章，对此我们向税务部门解释，税务部门不予以认可，一定需要签字或者盖章的销售合同。

2、 采购合同未盖章。部分采购合同是由盖章或者回签的，但是大多数采购合同是没有回签的，也是通过邮件确认，尤其是长期供应商我们是签有框架协议的，给工厂的订单基本上都是邮件发送。对此税务部门不予以认可。

3、 采购合同的的单位需要与报关单中的第一个单位一致，对此我们认为无法满足税务部门的要求，比如我司出口的商品是五金制品，是报关单中的第一单位是千克，我们下个供应商的采购合同不可能是千克，肯定是按照商业习惯的单位下采购合同。目前我们在坚持，税务部门没有给出说法。

4、 采购合同中的产品名称需要和报关单中商品名称一致，对此我们认为报关单中的商品都是根据海关规定的，我们在下给供应商合同中不可能完全按照海关规定的商品名称，在商业习惯中是由自己的商品名称。针对于此，我们采取的解决办法是在采购合同中的商品名称注明报关名称+商业习惯名称相结合的方式。

5、 提单中需要有盖章。对此我们与货代沟通，是否可以加盖货代公司的章，税务部门给出的理由是没有章无法辨别提单的真伪。

6、 委托报关协议缺失，主要原因是客人指定货代指定了报关公司报关，对此解决方案是与报关公司沟通签订协议。

实际上在单证备案过程中还遇到了很多问题，有机会再总结提单和报关单核对要点，但是针对此次税务检查我认为税务部门依然更多依靠形式要件，尤其是对公章、签字的要求，签订合同的方法有很多，法律上都是根据不同签订方法对应的不同的效力，单证备案所需的资料是为了证明整个出口业务的真实性，形式要件固然重要，但是实质要件更为重要，税务部门应该积极听取纳税人的实际操作方法，不能一概而论用一种方法，比如有些采购合同是一次性下给工厂，可能由于各种原因工厂部分出货，一般来说，不大会修改合同，因为后续合同可能会继续出货，但是现在税务部门要求采购合同数量必须与出口报关单数量一致，对此我们认为违背商业逻辑和具体操作行为，类似这种问题实操中遇到很多，对此纳税人需要耐心和税务部门沟通。

出口退税不可忽视的涉税风险：单证备案

最近上半年，税务稽查局查处了多起出口退税单证备案不合规的问题，追缴了企业已退税款，并给予了罚款。

（一）单证备案简介与作用

为完善出口货物退（免）税管理，2005年开始实施单证备案制度。单证备案制度是通过第三方资料，证明企业出口业务的真实性。但申报退税时，单证无需上报，仅作为备查资料留存企业。

单证备案与申报资料互为补充，是证明出口业务真实性的重要证据，也是防范和打击出口骗税的重要线索。

（二）未做好单证备案，对出口退税与税务处理的影响

根据现行规定，出口企业未按规定进行单证备案，不能申请退税，只能适用免税。

《国家税务总局公告2013年第12号》

五、其他补充规定

（八）出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。

若提供虚假备案单证，不得适用退税与免税，只能视同内销按征税处理。

此外，在税务行政处罚上，未按规定进行单证备案的，可以处二千元以下的罚款，情节严重的，处二千元以上一万元以下的罚款。提供虚假备案单证或拒绝提供备案单证的，可以处一万元以下的罚款，情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款。

《财税〔2012〕39号》

七、适用增值税征税政策的出口货物劳务

下列出口货物劳务，不适用增值税退（免）税和免税政策，按下列规定及视同内销货物征税的其他规定征收增值税（以下称增值税征税）：

　　（一）适用范围。

　　适用增值税征税政策的出口货物劳务，是指：

4.出口企业或其他单位提供虚假备案单证的货物。

7.出口企业或其他单位具有以下情形之一的出口货物劳务：

（4）出口货物在海关验放后，自己或委托货代承运人对该笔货物的海运提单或其他运输单据等上的品名、规格等进行修改，造成出口货物报关单与海运提单或其他运输单据有关内容不符的。

《国家税务总局公告2013年第12号》

五、其他补充规定

（九）出口企业或其他单位出口的货物劳务，主管税务机关如果发现有下列情形之一的，按财税〔2012〕39号文件第七条第（一）项第4目和第5目规定，适用增值税征税政策。查实属于偷骗税的，应按相应的规定处理。

14.出口货物的提单或运单等备案单证为伪造、虚假；

《国家税务总局公告2012年第24号》

十三、违章处理

　　（一）出口企业和其他单位有下列行为之一的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定予以处罚：

　　1．未按规定设置、使用和保管有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的；

　　2．未按规定装订、存放和保管备案单证的。

（二）出口企业和其他单位拒绝税务机关检查或拒绝提供有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的，税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条规定予以处罚。

　　（三）出口企业提供虚假备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条的规定处罚。

《中华人民共和国税收征收管理法》

第六十条　纳税人有下列行为之一的，由税务机关责令限期改正，可以处二千元以下的罚款;情节严重的，处二千元以上一万元以下的罚款:

(二)未按照规定设置、保管帐簿或者保管记帐凭证和有关资料的;

第七十条　纳税人、扣缴义务人逃避、拒绝或者以其他方式阻挠税务机关检查的，由税务机关责令改正，可以处一万元以下的罚款;情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款。

在出口企业分类管理级别上，未按规定进行单证备案的，出口企业管理类别将被调整为三类。

拒绝提供备案单证的，出口企业管理类别将被调整为四类。提供虚假备案单证的，按税务机关实际处理情况，出口企业管理类别将被调整为三类或四类。

《国家税务总局公告2016年第46号》

　 第十三条 主管国税机关发现出口企业存在下列情形的，应自发现之日起20个工作日内，调整其出口企业管理类别：

　　（二）一类、二类、三类出口企业发生以下情形之一的，出口企业管理类别应调整为四类：

　　1.拒绝提供有关出口退（免）税账簿、原始凭证、申报资料、备案单证的。

　　2.因违反出口退（免）税有关规定，被税务机关行政处罚或被司法机关处理。

　　（三）一类、二类出口企业不配合国税机关实施出口退（免）税管理，以及未按规定收集、装订、存放出口退（免）税凭证及备案单证的，出口企业管理类别应调整为三类。

出口企业管理类别直接影响出口退税的审批时间。

一类为5个工作日，二类为10个工作日，三类为15个工作日，四类为20个工作日。审批时间越短，出口企业取得退税款的时间越快。

此外，在审批要求上，对四类企业更为严格。审核时，涉及外购出口货物或视同自产产品的，须对每户供货企业的发票抽取一定比例发函调查。如果四类企业是生产企业，还需对其生产能力、纳税情况进行评估。

《国家税务总局公告2016年第46号》

第二十条 对四类出口企业申报的出口退（免）税，国税机关应按下列规定进行审核：

　　（一）申报的纸质凭证、资料应与电子数据相互匹配且逻辑相符。

　　（二）申报的电子数据应与海关出口货物报关单结关信息、增值税专用发票信息比对无误。

　　（三）对该类企业申报出口退（免）税的外购出口货物或视同自产产品，国税机关应对每户供货企业的发票，都要抽取一定的比例发函调查。

　　（四）属于生产企业的，对其申报出口退（免）税的自产产品，国税机关应对其生产能力、纳税情况进行评估。

　　国税机关按上述要求完成审核，并排除所有审核疑点后，应自受理企业申报之日起，20个工作日内办结出口退（免）税手续。

总结如下：

单证备案不仅影响是否能证明出口业务的真实性。还影响着是否允许退税、不允许退税后的增值税处理、出口企业分类管理级别、审核口径是否从严等方面。它已成为出口退税税务合规中非常重要的一环。